Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Niniejsza informacja przedstawia zasady przetwarzania danych osobowych przez TD Consulting Group sp. z o.o. zgodnie z RODO oraz przepisami AML.

Klauzula RODO dotycząca danych podanych na potrzeby stosowania przepisów AML

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) — dalej „RODO” — informujemy, że:

Administrator danych

Instytucją Obowiązaną i jednocześnie Administratorem Państwa danych osobowych jest TD CONSULTING GROUP sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Stanisława Taczaka 24/301, 61-819 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001136960.

Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach związanych z ochroną Państwa danych osobowych można kontaktować się:

• e-mailem: rodo@td-group.pl
• telefonicznie: 61 600 68 28
• pisemnie na adres siedziby wskazany powyżej

Cele i podstawa przetwarzania

Jako Administrator przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności wynikającego z:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie nadużyć na rynku (Rozporządzenie MAR), w tym art. 18, art. 19 ust. 3 oraz art. 19 ust. 5 MAR;
• ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (przepisy AML).

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z obowiązującymi przepisami przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo do usunięcia danych oraz ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa UODO).

Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia stosunku gospodarczego lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej, zgodnie z wymogami przepisów AML.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom i organom, którym Administrator jest zobowiązany lub uprawniony udostępnić dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Administrator nie planuje przekazywać Państwa danych osobowych odbiorcom z państw trzecich, tj. spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie wykorzystuje Państwa danych do profilowania ani w ramach zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Obowiązek dokumentacji

Na żądanie Instytucji Obowiązanej osoba, której dane dotyczą, zobowiązuje się dostarczyć dokumenty potwierdzające strukturę własnościową podmiotu oraz dane beneficjentów rzeczywistych, w szczególności: wyciąg z KRS, schemat organizacyjny, kopię umowy/statutu spółki, dowód notowania na giełdzie, a także dokumenty tożsamości beneficjentów rzeczywistych.

Ogólna klauzula RODO — Polityka prywatności

Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest TD CONSULTING GROUP sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Stanisława Taczaka 24/301, 61-819 Poznań (dalej: „my”). Można się z nami skontaktować:

• listownie na adres siedziby wskazany powyżej,
• e-mailem: rodo@td-group.pl,
• telefonicznie: 61 600 68 28.

Cele przetwarzania i podstawa prawna

Będziemy przetwarzać Pana/Pani dane osobowe w celu świadczenia usług administracyjnych i obsługi klienta. Podstawą prawną przetwarzania jest umowa o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Okres przechowywania danych

Dane osobowe będziemy przechowywać do momentu zakończenia świadczenia usługi, a następnie — w prawnie uzasadnionym interesie — dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy.

Odbiorcy danych

Będziemy przekazywać Pana/Pani dane osobowe:

• podmiotom zapewniającym nam obsługę księgowo-administracyjną,
• dostawcom usług informatycznych i hostingowych,
• organom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa.

Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami.

Usługi i narzędzia wykorzystywane przy obsłudze

Przy świadczeniu usług korzystamy z portalu biura oraz z usług zewnętrznych. W związku z tym dane trafiają do:

• dostawcy bazy danych i hostingu portalu — dane przechowywane są w centrum danych na terenie Unii Europejskiej;
• dostawcy poczty elektronicznej biura — przy korespondencji z klientem, wysyłce dokumentów, przypomnień i linków logowania;
• dostawcy programu księgowego (wFirma) — dane kontrahentów i faktur;
• dostawcy bramki SMS (SMSAPI.pl — LINK Mobility Poland sp. z o.o.) — numer telefonu i treść wiadomości, jeżeli wysyłamy powiadomienie SMS;
• dostawcy usługi automatycznej analizy dokumentów i korespondencji (Anthropic) — w zakresie opisanym poniżej; dostawca ma siedzibę w USA, a przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO);
• komunikatora Telegram — jeżeli klient korzysta z grupy lub bota biura w tym komunikatorze (zob. niżej).

Automatyczna analiza dokumentów i korespondencji

Do dostawcy usługi automatycznej analizy (Anthropic) przekazujemy:

• wiadomości e-mail przychodzące na skrzynki biura (kadry, księgowość), jeżeli analiza poczty jest włączona — adres i nazwę nadawcy, temat, treść oraz nazwy załączników, w celu opisania sprawy i zaproponowania zadania pracownikowi biura; w portalu zapisujemy jedynie początkowy fragment treści (do 600 znaków), a oryginał wiadomości pozostaje w skrzynce pocztowej;
• skany umów i pełnomocnictw zawartych z klientem — w celu odczytania rodzaju dokumentu, dat i zakresu usług;
• dane wskazane przez pracownika biura, który korzysta w portalu z asystentów AI — fragmenty wiadomości e-mail i wklejony tekst, dane z bazy klientów (m.in. nazwa, NIP, forma prawna i forma opodatkowania, miasto, osoby prowadzące obsługę, stan spraw i terminów) oraz załączone skany — w celu przygotowania dla tego pracownika szkicu odpowiedzi, podsumowania lub listy kontrolnej.

Przed przekazaniem tekstu wiadomości i danych z portalu usuwamy z nich rozpoznane automatycznie numery rachunków bankowych, numery kart płatniczych, numery PESEL oraz numery dokumentów tożsamości i dokumentów pobytowych, a w przypadku asystentów AI — także numery telefonów. Maskowanie nie obejmuje treści skanów (obrazów i plików PDF).

Zapis uruchomienia asystenta AI (dane przekazane do analizy po zamaskowaniu oraz odpowiedź) przechowujemy w portalu przez czas określony w jego ustawieniach — obecnie 30 dni; starsze zapisy są usuwane przy kolejnych uruchomieniach asystentów.

Wynik automatycznej analizy jest wyłącznie propozycją lub szkicem — sprawdza go pracownik biura. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

Dane z rejestrów publicznych

Dane rejestrowe firm i przedsiębiorców pobieramy z rejestrów publicznych: Krajowego Rejestru Sądowego (za pośrednictwem serwisu rejestr.io), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), rejestru REGON prowadzonego przez GUS (za pośrednictwem serwisu DataPort) oraz Wykazu podatników VAT prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Przy pobieraniu danych przekazujemy tym źródłom wyłącznie numer NIP albo KRS.

W przypadku spółek są to m.in. dane członków zarządu, wspólników i prokurentów ujawnione w rejestrze. W przypadku osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą zapisujemy: firmę, imię i nazwisko właściciela, adres wykonywania działalności, NIP, REGON, kody PKD, daty i status działalności oraz status w Wykazie podatników VAT.

Przy sprawdzaniu kontrahenta w Wykazie podatników VAT oraz w systemie VIES Komisji Europejskiej przekazujemy NIP, REGON albo numer VAT UE, a przy weryfikacji rachunku — także numer rachunku bankowego.

Komunikator Telegram

Dla klientów, którzy korzystają z tego kanału, biuro zakłada grupę w komunikatorze Telegram. W grupie zamieszczamy i przypinamy instrukcje zawierające dane klienta: mikrorachunek podatkowy (zawiera numer NIP) oraz indywidualny rachunek składkowy ZUS. Treści te są widoczne dla wszystkich uczestników grupy oraz dla bota biura. Tym kanałem biuro może także przekazywać klientowi informacje i dokumenty.

Osoba, która zapisuje się do bota biura z linku otrzymanego od biura, przekazuje nam: identyfikator użytkownika Telegram, imię, nazwisko i nazwę użytkownika w brzmieniu podanym przez Telegram oraz język; zapisujemy także datę zapisu, klienta, którego dotyczy zaproszenie, daty wypisania lub zablokowania bota i historię doręczeń. Bot nie poznaje numeru telefonu, a treść wiadomości pisanych do bota nie jest zapisywana. Powiadomienia bota można wyłączyć w każdej chwili poleceniem /stop.

Usługę Telegram świadczy podmiot spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, który jest odrębnym administratorem danych swoich użytkowników.

Prawa związane z przetwarzaniem danych

Przysługują Panu/Pani następujące prawa:

• prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych,
• prawo dostępu do swoich danych osobowych,
• prawo żądania sprostowania danych,
• prawo żądania usunięcia danych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania,
• prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych — w przypadkach, kiedy przetwarzamy je na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu,
• prawo do przenoszenia danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym.

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt na adres rodo@td-group.pl.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Zgłoszenie pracownika do zatrudnienia — dane pracowników i zleceniobiorców

Kto odpowiada za dane

Administratorem danych osoby zatrudnianej jest jej pracodawca / zleceniodawca (nasz klient), który przekazuje nam dane przez formularz zgłoszenia. TD CONSULTING GROUP sp. z o.o. przetwarza te dane w imieniu klienta, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na podstawie umowy o obsługę kadrowo-płacową.

Cel i zakres

Dane (dane identyfikacyjne i adresowe, obywatelstwo, dane dokumentu tożsamości i dokumentu pobytowego wraz z ich skanami, warunki umowy, rachunek bankowy, dane członków rodziny zgłaszanych do ubezpieczenia) przetwarzamy wyłącznie w celu przygotowania dokumentów zatrudnienia, zgłoszeń do ZUS i urzędów oraz pilnowania terminów ważności dokumentów i umów — czyli wykonania obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego oraz ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).

Okres przechowywania

Przez okres obsługi klienta, a po jej zakończeniu — do zwrotu lub usunięcia danych zgodnie z umową. Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), a dane i kopie dokumentów cudzoziemca co najmniej 2 lata od końca roku, w którym zakończyła się umowa (art. 4 ust. 6 ustawy z 20 marca 2025 r.).

Odbiorcy i dalsi przetwarzający

• dostawca hostingu i bazy danych — dane przechowywane są w centrum danych na terenie Unii Europejskiej, w postaci zaszyfrowanej, a dostęp do nich mają wyłącznie upoważnieni pracownicy biura;
• dostawca usługi automatycznego odczytu, porządkowania i tłumaczenia dokumentów (Anthropic) — skany dokumentów z formularza zgłoszenia i z akt osobowych oraz treść dokumentów są przekazywane w celu odczytania danych, przypisania dokumentu do właściwej osoby i części akt oraz przygotowania wersji dwujęzycznej, a dane wskazane przez pracownika biura — także w celu przygotowania dla niego szkiców i list kontrolnych (zob. „Asystenci AI” poniżej); dostawca ma siedzibę w USA, a przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO);
• dostawca poczty elektronicznej biura — przy wysyłce dokumentów i przypomnień do pracodawcy;
• dostawca bramki SMS (SMSAPI.pl — LINK Mobility Poland sp. z o.o.) — jeżeli przypomnienie o terminie jest wysyłane do pracodawcy także SMS-em; wiadomość zawiera co najwyżej inicjały pracownika, rodzaj dokumentu i datę;
• komunikator Telegram — jeżeli komplet dokumentów zatrudnienia jest wysyłany na czat pracodawcy w tym komunikatorze: plik PDF kompletu wraz z opisem (imię i nazwisko pracownika, rodzaj umowy, firma); usługę Telegram świadczy podmiot spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, który jest odrębnym administratorem danych swoich użytkowników;
• organy i instytucje, którym dane przekazuje się na podstawie przepisów prawa (ZUS, urząd skarbowy, urząd pracy).

Powiadomienia wysyłane przez komunikator do pracowników biura, tworzone automatycznie, zawierają nazwę firmy, rodzaj sprawy i termin. Tytuł zadania wpisany przez pracownika biura oraz temat zgłoszenia wpisany przez klienta są przekazywane w takim brzmieniu, w jakim zostały wpisane. Do powiadomień nie są dołączane skany dokumentów.

Automatyczny odczyt dokumentów

Dane odczytane automatycznie ze skanów są jedynie propozycją wypełnienia formularza — sprawdza je osoba wypełniająca formularz, a następnie pracownik działu kadr. Przypisanie skanu do akt osobowych, które nie jest jednoznaczne, zatwierdza pracownik działu kadr. Nie podejmujemy wobec osób zatrudnianych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

Asystenci AI dla pracowników biura

Pracownicy biura mogą korzystać w portalu z asystentów AI, którzy przygotowują dla nich szkice, podsumowania i listy kontrolne. Do dostawcy usługi analizy (Anthropic) przekazywane są wówczas: dane z karty osoby w rejestrze kadr — imię i nazwisko, obywatelstwo, pracodawca, warunki umowy (rodzaj, okres, stanowisko, stawka, wymiar), terminy ważności dokumentów oraz spis dokumentów w aktach — a także tekst i skany wskazane przez pracownika biura. Karta przekazywana jest bez numeru PESEL, numerów dokumentów, adresu, rachunku bankowego i telefonu; z tekstu usuwane są rozpoznane automatycznie numery rachunków bankowych, kart płatniczych, PESEL, numery dokumentów i telefonów. Maskowanie nie obejmuje treści skanów (obrazów i plików PDF).

Odpowiedź asystenta jest szkicem, który sprawdza pracownik biura; asystent niczego nie wysyła ani nie zmienia w danych. Zapis uruchomienia przechowujemy w portalu przez czas określony w jego ustawieniach — obecnie 30 dni; starsze zapisy są usuwane przy kolejnych uruchomieniach asystentów.

Podpisywanie dokumentów przez link

Gdy dokumenty do podpisu udostępniamy przez indywidualny link, w dzienniku czynności zapisujemy datę i godzinę otwarcia linku, pobrania dokumentu, przesłania podpisanego pliku i potwierdzenia odbioru, a także adres IP oraz rodzaj przeglądarki, z której wykonano czynność.

Prawa

Osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z prawa dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO — zwracając się do swojego pracodawcy albo do nas: rodo@td-group.pl.

Informacje o przetwarzaniu danych użytkowników portalu — polityka cookies

Poniższa Polityka Cookies określa zasady zapisywania i uzyskiwania dostępu do danych na urządzeniach użytkowników korzystających z serwisu do celów świadczenia usług drogą elektroniczną przez Administratora.

Polityka dotyczy serwisu td-group.pl. Zasady dotyczące portalu docgenerator.td-group.pl i profilu klienta opisuje klauzula 5.

§ 1 Definicje

• Serwis — serwis internetowy Administratora dostępny pod adresem td-group.pl.
• Serwis zewnętrzny — serwisy internetowe partnerów, usługodawców lub usługobiorców Administratora.
• Administrator — TD CONSULTING GROUP sp. z o.o., ul. Stanisława Taczaka 24/301, 61-819 Poznań, NIP: 7831916366, REGON: 540118203, KRS: 0001136960.
• Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z usług Administratora świadczonych drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu.
• Urządzenie — elektroniczne urządzenie wraz z oprogramowaniem, za pośrednictwem którego Użytkownik uzyskuje dostęp do Serwisu.
• Cookies (ciasteczka) — dane tekstowe gromadzone w formie plików zamieszczanych na urządzeniu Użytkownika.

§ 2 Rodzaje cookies

• Cookies wewnętrzne — pliki zamieszczane i odczytywane z urządzenia Użytkownika przez system Serwisu.
• Cookies zewnętrzne — pliki zamieszczane i odczytywane przez systemy serwisów zewnętrznych.
• Cookies sesyjne — pliki istniejące tylko w czasie jednej sesji Urządzenia; usuwane po jej zakończeniu.
• Cookies trwałe — pliki zapisywane do momentu ich ręcznego usunięcia przez Użytkownika.

§ 3 Bezpieczeństwo

Mechanizmy składowania i odczytu plików cookies nie pozwalają na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani informacji poufnych z urządzenia Użytkownika. Przeniesienie wirusów, koni trojańskich oraz innych szkodliwych programów jest praktycznie niemożliwe.

Cookies wewnętrzne stosowane przez Administratora są bezpieczne dla urządzeń Użytkowników. Za bezpieczeństwo plików cookies pochodzących od partnerów Administrator nie ponosi odpowiedzialności.

§ 4 Cele wykorzystywania plików cookie

• usprawnienie i ułatwienie dostępu do Serwisu (zapamiętywanie preferencji i ustawień),
• obsługa sesji oraz logowania (jeżeli dotyczy),
• cele statystyczne i analityczne (analiza ruchu, optymalizacja działania Serwisu),
• cele marketingowe oraz dopasowanie treści (jeżeli dotyczy),
• serwowanie usług multimedialnych i wsparcie usług społecznościowych.

§ 5 Serwisy zewnętrzne

Administrator może współpracować z następującymi serwisami zewnętrznymi, które mogą zamieszczać pliki cookies na urządzeniach Użytkownika:

• Google Analytics,
• Google AdSense, Google Ads,
• Facebook,
• YouTube,
• Twitter / X.

§ 6 Możliwość określania warunków przechowywania cookies

Użytkownik może w dowolnym momencie samodzielnie zmienić ustawienia dotyczące zapisywania, usuwania oraz dostępu do plików cookies w swojej przeglądarce. Informacje o sposobie wyłączenia plików cookies w najpopularniejszych przeglądarkach komputerowych i urządzeń mobilnych dostępne są w dokumentacji tych przeglądarek.

Użytkownik może w dowolnym momencie usunąć wszelkie zapisane do tej pory pliki cookies korzystając z narzędzi swojego urządzenia.

§ 7 Wymagania serwisu

Ograniczenie zapisu i dostępu do plików cookies na urządzeniu Użytkownika może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji Serwisu. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowo działające funkcje Serwisu w przypadku ograniczenia przez Użytkownika możliwości zapisywania i odczytu plików cookies.

§ 8 Zmiany w polityce cookies

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Cookies. Wprowadzone zmiany będą publikowane na tej stronie i wchodzą w życie w dniu publikacji.

Portal docgenerator.td-group.pl i profil klienta

Dane zapisywane w przeglądarce

Strony portalu (docgenerator.td-group.pl) nie zapisują plików cookies i nie korzystają z narzędzi analitycznych ani reklamowych. W pamięci przeglądarki (localStorage / sessionStorage) zapisywane są wyłącznie dane potrzebne do działania portalu:

• sesja logowania pracownika biura,
• sesja profilu klienta (ważna 30 dni) i wybrany język,
• dostęp z indywidualnego linku do podpisu dokumentów — do zamknięcia karty przeglądarki,
• ustawienia wyglądu, układ menu i filtry list,
• wersje robocze wypełnianych formularzy — pozostają na urządzeniu użytkownika.

Dane te można usunąć w każdej chwili, czyszcząc dane strony w przeglądarce; usunięcie sesji oznacza wylogowanie.

Strony portalu są udostępniane przez usługę GitHub Pages, a część bibliotek programistycznych na stronach dla pracowników biura jest pobierana z sieci CDN (jsDelivr, unpkg, cdnjs). Podmioty te otrzymują adres IP urządzenia i dane techniczne przeglądarki w zakresie niezbędnym do dostarczenia plików. Moduł onboardingu klientów, dostępny dla pracowników biura, jest odrębną aplikacją osadzoną w portalu (hosting Vercel) i prowadzi własną sesję logowania.

Profil klienta

Profil klienta (docgenerator.td-group.pl/klient/) udostępnia klientowi informacje i dokumenty dotyczące jego firmy. Administratorem danych osób korzystających z profilu jest TD CONSULTING GROUP sp. z o.o.; dane przetwarzamy w ramach obsługi klienta opisanej w klauzuli 2.

W związku z korzystaniem z profilu przetwarzamy:

• adres e-mail konta oraz hasło — wyłącznie w postaci skrótu, z którego nie da się go odczytać;
• dziennik konta: logowania (także nieudane), pobrania plików, odsłonięcia ukrytych danych pracowników (np. numeru PESEL, numeru dokumentu, rachunku bankowego) oraz wysłane zgłoszenia;
• treść zgłoszeń kierowanych do biura wraz z załącznikami (do 3 plików, każdy do 15 MB).

Dane pracowników widoczne w profilu obejmują wyłącznie firmy przypisane do konta. Zasady przetwarzania danych osób zatrudnianych opisuje klauzula 3.